La digitalisation de l’événementiel

Qu’est-ce qu’un événement digital ? 

C’est simple, un événement digital est organisé en une ou plusieurs sessions en ligne, composé de plusieurs salles, et ce sur une interface numérique. Ensuite, selon le type d’événement, la cible et les objectifs, l’événement digital s’adapte et met à disposition d’autres outils digitaux (un peu de patience… nous allons développer le sujet). Notons que les formats possibles sont divers : conférence, salon, foire, congrès, séminaire, lancement de produit, événement marquant, et d’autres. 

Des solutions existent et permettent de déployer plus aisément son événement telles que AppCraft.

Les avantages 

Le but n’est pas d’opter pour une solution de repli face à un événement qui ne peut pas s’organiser en présentiel. Les avantages sont nombreux et non négligeables pour le client comme pour l’organisateur. Au-delà de l’aspect pratique, il faut comprendre que la digitalisation de l’événementiel n’est pas une fin en soi mais l’occasion de se réinventer et d’exploiter de nouveaux formats qui pourront diversifier une offre.

La temporalité de l’événement n’existe plus. L’événement vit en dehors de son déroulement : il vit en ligne avant, pendant et après ! 

L’empreinte carbone de l’événement est basse. Les déplacements, les impressions de documents, l’électricité, autant de facteurs qui n’entrent pas en compte lors de l’organisation d’un événement digital et qui participent par la même occasion à protéger l’environnement.

L’événement est plus accessible. Les participants peuvent assister à l’événement n’importe où (et parfois n’importe quand). Les barrières géographiques n’existent plus, la cible peut s’en voir élargie et l’empreinte carbone fortement réduite.

Le tracking et l’exploitation des données permettent aux clients et à l’organisateur d’adapter leur stratégie marketing et commerciale, ou même leurs offres.

On arrive à l’avantage ultime… Le gain de temps et d’argent. On gagne du temps d’organisation car il n’y a plus de gestion de prestataire et de logistique. La partie budgétaire est allégée des frais occasionnés par la logistique (déplacement et logement des participants par exemple). 

Ces avantages naissent de la différence entre un événement physique et un événement digital ! Alors, pas mal ? Et ce n’est pas fini. C’est aussi là qu’on peut créer la différence : un événement digital peut offrir une expérience utilisateur inédite et hors du commun.

L’expérience utilisateur, la clé de la réussite 

Les enjeux d’un événement pèsent souvent sur les entreprises qui les organisent. L’événement est organisé pour fédérer, rassembler une communauté à distance. L’objectif est de capter les participants, ils ne doivent pas rester dans un rôle de spectateur mais prendre part à l’événement. N’oublions pas, le message est bien mieux transmis lorsque les participants sont engagés dans l’action. 

On peut se poser la question suivante : comment favoriser l’implication de sa cible ? Et c’est une question complexe car elle fait appel à l’ingénierie événementielle. 

Retenez une chose, il faut personnaliser votre événement ! Rien de mieux que la sollicitation de votre public pour favoriser son implication via de la gamification et du call-to-action ; on le fait participer et on l’invite à interagir. Les outils digitaux pour se faire sont nombreux : quiz, serious game, sondages, votes, questions/réponses, QCM, scoring, système de jeu de déblocage, de challenge, de ranking, …

La gamification et l’interactivité sont des clefs pour rendre l’expérience utilisateur unique et inédite. 

Les compétences nécessaires à la bonne organisation d’un événement digital ou hybride ne sont pas les mêmes que celles inhérentes à un événement physique. Un événement digital n’est pas simple à mettre en place car il réquisitionne des compétences digitales, de game design, de développement web et bien d’autres. C’est clairement notre expertise sur le sujet : offrir une expérience utilisateur unique et inédite.  

L’expérience utilisateur garantit 80% de la réussite d’un événement.

Les limites et les enjeux de la digitalisation de l’événement 

Il faut admettre que les avantages sont nombreux, les limites un peu moins ! Elles représentent de véritables enjeux pour faire de son événement digital une réussite. Sans les prendre en compte, on court facilement à la catastrophe et on rate la portée de son événement.

L’enjeu, c’est la réputation des entreprises engagées dans le projet, tout simplement. Le branding et la notoriété dépendent de la réussite de l’événement, notamment au niveau des retombées en termes de communication. 

L’événement digital ou hybride est un nouveau média, un nouvel outil marketing pour les entreprises qui souhaitent innover et répondre à de nouveaux besoins. Il faut bien le comprendre, on ne peut pas simplement transposer son événement physique au format digital, il faut le repenser totalement pour adapter le contenu au format. Les enjeux ne sont pas les mêmes, par conséquent l’organisation non plus. Les contraintes techniques et de planification sont réelles et ne doivent pas laisser place à l’erreur. Pas de panique, ça c’est le boulot des pros.

La création d’un événement digital implique beaucoup de rigueur ! Il faut penser à sa stratégie de communication notamment via les réseaux sociaux (ils sont nécessaires pour fédérer autour de l’événement), elle doit être rodée et impactante. Bombardez, mais subtilement ! 

Dans la même veine, définir un hashtag pour son événement est primordial pour que la communauté puisse se retrouver et échanger avant, pendant et après l’événement. Il ne doit pas être déjà utilisé et pouvoir être décliné.

En bref, le choix du hashtag est important ! Il est aussi intéressant en fonction du type d’événement et de la cible, de co-créer l’événement avec sa communauté. 

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À ne pas oublier ! 

La définition des objectifs et de la cible doit être rigoureuse et dans l’esprit de chacun durant la totalité de l’organisation. Chaque étape, chaque outil doit être pensé autour de cette liste.

Il faut créer la différence, se démarquer et devenir une rock star de l’événement digital ! 

Et… encore lui : le budget ! Il faut le définir et établir un cahier des charges. Histoire de rester dans les clous et de ne pas s’emporter en créant une salle de concert virtuelle diffusant tous les replays des concerts de Johnny.

Si l’événement fait intervenir des présentateurs ou des speakers, il faut penser à les accompagner, ils font partie du projet et s’ils ne maîtrisent pas les outils, le projet peut dysfonctionner.

N’hésitez pas à aller faire un tour sur nos références en termes de solutions événementielles ou nous contacter pour solliciter notre expertise sur le sujet !