La digitalisation de l’événementiel

La digitalisation de l’événementiel poussée par la crise sanitaire

Personne n’ignore la crise sanitaire que le monde traverse actuellement… Les mesures gouvernementales prises pour faire face à celle-ci sont inédites et impactent bien des secteurs, dont celui de l’événementiel. En effet, le secteur de l’événementiel compte 80% de chiffre d’affaires en moins pour l’année 2020 et prévoit une activité réduite pour l’année 2021. Les événements sont annulés, reportés. On l’a compris, le marché de l’événementiel affronte une crise sans précédent…. Mais une porte s’ouvre à eux : la digitalisation. Quoi de mieux pour maintenir une activité et continuer à honorer toutes sortes d’événements ? S’adapter est une nécessité et utiliser les moyens mis à notre disposition pour continuer à faire vivre les secteurs impactés par la crise l’est également. 

La digitalisation de l’événementiel semble offrir au secteur une possibilité de maintenir l’activité tout en diversifiant son offre. La population française est déjà familiarisée avec le numérique, l’événementiel n’a plus qu’à surfer sur la vague…

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de chiffre d'affaires en moins pour l'année 2020

L’événement digital ou événement 2.0, c’est-à-dire ?

Qu’est ce qu’un événement digital ?

C’est simple, un événement digital est organisé en une ou plusieurs sessions en ligne, composé de plusieurs salles, et ce sur une interface numérique. Ensuite, selon le type d’événement, la cible et les objectifs, l’événement digital s’adapte et met à disposition d’autres outils digitaux (patience… nous allons développer le sujet). Notons que les formats possibles sont divers : conférence, salon, foire, congrès, séminaire, lancement de produit, événement marquant…

Des solutions sur étagères existent et permettent de déployer plus aisément son événement telles que 6connex ou virbela. Ce sont des solutions ayant l’avantage de se mettre en place rapidement. Cependant, elles sont déjà construites donc moins adaptables.

DIGITALISATION DE L'ÉVÉNEMENTIEL I Arkham Studio

Les avantages à opter pour la digitalisation de l’événementiel

 

Oui, le but n’est pas de subir la crise sanitaire ni de démontrer que la digitalisation de l’événementiel est une solution de repli. Les avantages sont nombreux et non négligeables pour le client comme pour l’organisateur. Au-delà de l’aspect pratique, il faut comprendre que la digitalisation de l’événementiel n’est pas une fin en soi mais l’occasion de se réinventer et d’exploiter de nouveaux formats qui pourront diversifier une offre.

La temporalité de l’événement n’existe plus. L’événement vit en dehors de son déroulement : il vit en ligne avant, pendant et après. 

L’empreinte carbone de l’événement est basse. Les déplacements, les impressions de document, l’électricité, autant de facteurs qui n’entrent pas en compte lors d’un événement digital et qui participent par la même occasion à protéger l’environnement.

L’événement est plus accessible. Les participants peuvent assister à l’événement n’importe où (et parfois n’importe quand). Les barrières géographiques n’existent plus et la cible peut s’en voir élargie.

Le tracking et l’exploitation des datas permettent aux clients et à l’organisateur d’adapter leur stratégie marketing, commerciale, de communication ou même leurs offres.

On arrive à l’avantage ultime… le gain de temps et d’argent. On gagne du temps d’organisation car il n’y a plus de gestion de prestataire, ni de gestion de logistique. Puis, la partie budgétaire est allégée car les frais occasionnés par la logistique, les déplacements des participants ou même le logement quand il en est question n’existent plus. 

Ces avantages naissent de la différence entre un événement présentiel et un événement digital. Alors, pas mal ? Et ce n’est pas fini. C’est là qu’on peut créer la différence. Un événement digital peut offrir une expérience utilisateur inédite !

L’expérience utilisateur, la clé de la réussite 

Les enjeux sont présents et pèsent souvent sur les entreprises. L’événement est organisé pour fédérer, rassembler une communauté à distance. L’objectif est de capter les participants, ils ne doivent pas rester dans un rôle de spectateur mais prendre part à l’événement. N’oublions pas, le message est bien mieux transmis lorsque le participant est engagé dans l’action et qu’il y participe.

On peut se poser la question suivante : comment favoriser l’implication de sa cible ? Et c’est une question complexe car elle fait appelle à l’ingénierie événementielle.

Retenez une chose, il faut personnaliser votre événement. Rien de mieux que la sollicitation de votre public pour favoriser son implication via de la gamification et du call-to-action, on le fait participer et on l’invite à interagir. Et les outils digitaux pour se faire sont nombreux : quiz, serious game, sondages, votes, questions/réponses, QCM, scoring, système de jeux de déblocage, de challenge, de ranking…

La gamification est une des clefs pour rendre l’expérience utilisateur inédite et unique, elle s’adapte à la typologie de la cible et varie en fonction des objectifs.

Les compétences nécessaires à la bonne organisation d’un événement digital ne sont pas les mêmes que celles inhérentes à un événement physique. Certaines sont identiques mais d’autres s’ajoutent au processus d’organisation. Un événement digital n’est pas simple à mettre en place car il réquisitionne des compétences digitales, d’ingénierie pour jeux sérieux, de game design, de développement web et bien d’autres. C’est clairement notre expertise sur le sujet : créer une expérience utilisateur unique et inédite.

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DE RÉUSSITE

Les limites et les enjeux de la digitalisation de l’événementiel (oui, il en faut un peu quand même)

Il faut admettre que les avantages sont nombreux, les limites un peu moins, mais tout aussi importantes. Elles représentent de véritables enjeux pour faire de son événement digital une réussite. Sans les prendre en compte, on court facilement à la catastrophe et on rate la portée de son événement.

L’enjeu, c’est la réputation des entreprises engagées dans le projet, tout simplement. Le branding et la notoriété dépendent de la réussite de l’événement, notamment au niveau des retombées en termes de communication. 

L’événement digital est un nouveau média, un nouvel outil marketing pour les entreprises et pas le recyclage de l’événement physique. Il faut bien le comprendre, on ne peut pas simplement transposer son événement physique au format digital, il faut le repenser totalement pour adapter le contenu au format. Les enjeux ne sont pas les mêmes, par conséquent l’organisation non plus. Les contraintes techniques et de planification sont réelles et ne doivent pas laisser place à l’erreur. Pas de panique ! ça c’est le boulot des pros.

 

Comment penser son événement digital ?

La création d’un événement digital implique beaucoup de rigueur ! Il faut aussi penser à sa stratégie de communication notamment via les réseaux sociaux (ils sont nécessaires pour fédérer autour d’un événement), elle doit être rodée et assez présente pour qu’on le remarque. Bombardez ! mais subtilement.

Dans la même veine, définir un hashtag pour son événement est primordial pour que la communauté puisse se retrouver et échanger avant, pendant et après l’événement. Il ne doit pas être déjà utilisé et pouvoir être décliné.

En bref, le choix du hashtag est important et il doit être fait minutieusement. Il est aussi intéressant en fonction du type d’événement et de la cible, de co-créer l’événement avec sa communauté (on implique les participants même avant la tenue de l’événement).

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Don’t forget

La définition des objectifs et de la cible doit être rigoureuse et dans l’esprit de chacun durant la totalité de l’organisation. Chaque étape, chaque outil mis en place doit être pensé autour de cette liste.

Il faut créer la différence, se démarquer et devenir une rock star de l’événement digital ! et ça passe par la sélection des bons outils de diffusion : site internet, discord, twitch et d’autres. 

Et encore lui… le budget ! Il faut le définir et établir un cahier des charges. Histoire de rester dans les clous et de ne pas s’emporter en créant une salle de concert virtuelle diffusant tous les replays des concerts de Johnny.

Si l’événement fait intervenir des présentateurs ou des speakers, il faut penser à les accompagner, ils font partie du projet et s’ils ne maîtrisent pas tous les outils, le projet peut dysfonctionner.

 

La digitalisation, l’avenir de l’événementiel ? 

Il faut l’admettre, le contexte actuel impacte la vie de chacun. Il faut prendre le bon virage et s’adapter avec les outils dont nous disposons. En bref, tirons-en du positif pour pourquoi pas disposer de nouvelles clefs pour l’avenir. Le but n’est pas de subir le changement mais de s’adapter à la situation. Et on voit bien que le digital est un bon moyen de rebondir. 

Alors, ce n’est pas la fin des événements physiques, le lien social est bien trop important. Mais on peut imaginer la création d’événements hybrides à l’avenir… Ou même la tenue de certains événements digitaux car simplement plus adaptés aux besoins du client.

 

Arkham Studio, une agence de communication digitale

 

Vous l’aurez compris, définir les meilleurs outils à mettre en place pour créer une expérience utilisateur inédite dans la tenue des événements digitaux, c’est complexe. Et c’est là qu’on intervient pour vous proposer des solutions sur-mesure.  Nos valeurs ajoutées ? Le webdesign, le back et le front, la scénarisation, la narration, l’ingénierie du jeu, le game design… On peut vous aider et vous apporter notre expertise sur le sujet.

D’ici là, rendez-vous dans notre onglet “nos références” pour découvrir l’ensemble des projets que notre équipe a mis en place.